Recepcionista para colégio internacional – Lisboa

Vaga: Rececionista Escolar

Reporta a:

Chefe de Operações

Resumo:

O Rececionista Escolar é responsável por proporcionar um serviço de receção acolhedor e eficiente, garantindo uma comunicação fluida e eficaz dentro da escola. Este papel envolve uma variedade de tarefas administrativas, incluindo a manutenção dos registos dos alunos, contato com os pais, gestão de encomendas e auxílio na organização de visitas de estudo e eventos, conforme orientado pelos Coordenadores de Programa/Currículo ou Coordenador de Eventos. Além disso, o Rececionista compilará listas de alunos, criará e manterá pastas de turmas e atualizará o Sistema de Informação de Gestão (SIG).

Responsabilidades Principais:

Funções de Receção:

• Receber e acolher calorosamente visitantes, funcionários e alunos.
• Atender e direcionar chamadas telefónicas para o pessoal apropriado.
• Gerir a correspondência e entregas, tanto recebidas quanto enviadas.
• Fornecer informações gerais e assistência a visitantes e pessoas que telefonem.

Apoio Administrativo:

• Manter e atualizar os registos e ficheiros dos alunos, garantindo que todas as informações estão precisas e atualizadas.
• Ajudar nos processos de matrícula e inscrição.
• Compilar e atualizar listas de alunos conforme necessário.
• Criar e manter pastas de turmas, garantindo que estão organizadas e atualizadas.
• Gerir encomendas de materiais e suprimentos conforme solicitado pelo pessoal.
• Manter o Sistema de Informação de Gestão (SIG) da escola, garantindo a precisão e atualidade dos dados.

Comunicação com Pais:

• Contactar pais conforme solicitado por professores, chefes de programa ou outro pessoal relevante.
• Responder a consultas e preocupações dos pais de forma oportuna e profissional.
• Coordenar compromissos relacionados com a escola mediante solicitação.

Apoio a Visitas de Estudo e Eventos:

• Ajudar na organização e agendamento de visitas de estudo, incluindo transporte, autorizações e itinerários.
• Apoiar o Coordenador de Eventos na planificação e execução de eventos e atividades escolares.
• Garantir que toda a documentação e autorizações necessárias estão completas e arquivadas.

Outras Funções:

• Manter a área de receção limpa e organizada.
• Garantir o cumprimento das políticas e procedimentos da escola.
• Desempenhar outras funções relacionadas mediante solicitação.

Competências:

• Excelentes habilidades de comunicação e interpessoais.
• Fortes capacidades organizativas e de multitarefa.
• Proficiência no Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) e ferramentas de SIG.
• Capacidade de manter a confidencialidade e lidar com informações sensíveis com discrição.
• Atitude amigável, acessível e profissional.
• Boa fluência em inglês e português ou francês, falado e escrito.

Condições de Trabalho:

• Esta posição opera num ambiente escolar.
• O papel requer longos períodos sentado, atendendo telefones e usando um computador.
• Pode ser ocasionalmente necessário levantar ou mover suprimentos e materiais de escritório.

Como se Candidatar?

Envie o seu CV e carta de motivação para: careers@redbridgeschool.com com a referência REFSEC.